Os dois fatores que definem uma atividade são: o urgente e o importante. Urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata – é "agora". As coisas urgentes se impõem a nós. Um telefone que toca é urgente. A maioria das pessoas não consegue admitir a hipótese de simplesmente, deixar o telefone tocando.
Assuntos urgentes normalmente são óbvios. Eles nos pressionam, insistem para que alguma providência seja tomada; aparecem na nossa frente sem a menor cerimônia; com freqüência são agradáveis, fáceis e até divertidos de resolver, mas, com a mesma freqüência, não são nada importantes.
A importância, por outro lado, tem a ver com resultados. Se algo é importante, contribui para nossa missão, nossos valores e metas prioritárias. Nós reagimos à questões urgentes. Já as questões importantes – que não são tão urgentes – exigem mais iniciativa, mais pró-atividade. Precisamos agir para aproveitar as oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam. Mas, se não temos a idéia clara do que é importante, dos resultados que pretendemos para nossas vidas, caímos com facilidade na mera reação ao que é urgente, deixando de lado o que realmente é importante.
Stephen R. Covey
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